Blog

Blog

Zaman Yönetimi

Genel, Makaleler

Zaman kavramını tanımlamak hakikaten güçtür. Fakat buna rağmen zaman deyince hepimizin aklında bir şeyler belirir. Zamanın akıp gitmesini durduramayız. Zamanı hep saatle ilgilendiririz ama saat sadece güneşin gökyüzünün bir taraftan diğer tarafa nasıl geçtiğini gösterir. Herkese eşit olarak dağıtılan bu zaman kavramını, diğer iktisadi kaynaklar gibi biriktirip daha sonra kullanma gibi şansımız da yok. Goethe’nin de dediği gibi “hırsızların en zararlıları zamanımızı çalan hırsızlardır.”Aslında zaman hızla akan yaşamımız içinde hepimizin en büyük sorunlarından biridir hiç kuşkusuz. Zaman kavramı günümüz itibariyle daha da önem kazanmıştır. Nasıl ki düne göre zaman kavramı önem kazandıysa yarın için de bugünkünden daha öncelikli olacağı kesindir. Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir.

FAALiYET SÜRE (SAAT

UYKU 8
TEMIZLIK 1
YEMEK 3
SEYAHAT 2
ÇALIŞMA 8
+ ——–
TOPLAM 22

Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir.
Her sabah hesabınıza 86,400 dolar yatıran bir banka düşünün. Gün boyu istediğiniz kadar parayı harcamakta veya harcamamakta serbestsiniz. Bunu istediğiniz herhangi bir şekilde kullanabilirsiniz – sadece bir koşul var: Harcamayı başaramadığınız meblağ ne kadarsa, ertesi güne devretmez. Ve onun hiçbir bölümünü her ne nedenle olursa olsun, saklayamazsınız. Bir önceki günün tutarının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız ertesi sabah hesabınızda yine 86,400 dolar bulacaksınız.
Farkında olsanız da olmasanız da, yaşamınızın her gününde bu durumla karşılaşmaktasınız. Zaman “banka”dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86,400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.

Zaman kavramı aslında herkes için aynıdır, yani herkes için 24 saattir. İnsanlar arasındaki farklılıkları doğuran zamanı nasıl kullandıklarıyla ilgili verimlilikleridir. Sahip olduğumuz 24 saati fazlalaştıramayacağımıza göre en mantıklı çözüm elimizdeki 24 saati en verimli şekilde değerlendirmektir. Fakat hepimiz zaman planlaması kavramının çok gerekli olduğunu söyleriz de bir türlü bu işe başlayamayız. Bu durumda yapılması gereken ise, işin en kısa zamanda ve en az çabayla nasıl yapılacağını öğrenmektir.
İşlerini yetiştiremeyen bir çalışan büyük olasılıkla zaman yönetiminden bihaberdir. Mesaisini verimli bir şekilde kullandığı zaman şüphesiz işlerini zamanında bitirebilecektir. “Zaman insanın sahip olduğu yegane sermayedir ve başarını ilk şartı da bu sermayeyi akıllıca kullanmasını bilmektir”

ZAMAN BÜTÇESİ :
Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir.
Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun.
Olmayacak işlere vakit harcamayın
Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin
Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın
Açık kapı politikanızı sınırlandırın
İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin
Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.
YEDEK ZAMANINIZ OLSUN
Hiç bir zaman her şey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır.
Zamanımızın % 100 ‘ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız.
Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz.
A- % 60 planIanmış işIer için,
B- % 20 pIanIanmamış aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için,
C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özeI durumlar)

ABC ANALİZİ :
Bu analiz öncelikIerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapıIması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin:
A grubundaki işler çok önemIi,
B grubundaki işleri önemli,
C grubundaki işleri daha az önemli. rutin v.s.olarak sınıflandırabiliriz.
Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır.
Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak
Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır.
Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin
Odaklanma – Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın.
Taahhüt – Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir.